Zásady ochrany osobních údajů Quiet Life

1. Kdo vaše údaje zpracovává

Správce: A Quiet life s.r.o., IČO 14127598, se sídlem Světova 523/1, Libeň, 180 00 Praha 8, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 360820 (dále „Quiet Life“, „my“). Kontakt pro otázky k osobním údajům: [DOPLNIT: e‑mail], [DOPLNIT: adresa pro dopisy], telefon [DOPLNIT]. Pověřence pro ochranu osobních údajů [DOPLNIT: nemáme / jméno a kontakt – ověřit u právníka, zda je povinný].

2. Jaké údaje, proč a na jakém základě

2.1 Zákazníci a jejich uživatelé (registrace a používání aplikace)

2.2 Formulář „Chci demo“ na webu Quiet Life

Ukládáme adresu webu nebo profilu vašeho ubytování, e‑mail, zvolený tarif, jazyk, stránku, ze které jste přišli, a stav vyřízení. Účel: připravit a poslat vám ukázku, o kterou jste požádali. Základ: kroky před uzavřením smlouvy na vaši žádost – čl. 6 odst. 1 písm. b). Další nabídky e‑mailem vám pošleme jen s vaším zvláštním souhlasem.

2.3 Databáze ubytování a obchodní oslovení (zdroj údajů není u vás – čl. 14 GDPR)

• Odkud údaje máme: z veřejných seznamů ubytování (turistické a destinační organizace, města a obce, asociace, otevřená data krajů) a z vašeho vlastního webu. Ke každému kontaktu ukládáme adresu stránky, na které byl zveřejněn. Údaje nekupujeme a nestahujeme z rezervačních portálů ani z map.
• Jaké údaje: název a druh ubytování, adresa webu, adresa provozovny, kraj, IČO, telefon a e‑mail zveřejněné na webu, odkazy na profily ubytování na portálech a sociálních sítích, veřejné texty webu, rozpoznaný rezervační systém, počet fotek; u oslovení poznámka o hovoru a výsledku (zájem, odmítnutí). Údaje o firmě (s.r.o.) nejsou osobními údaji; osobními údaji jsou kontakty, které identifikují konkrétního člověka (např. podnikající fyzická osoba, jmenný e‑mail).
• Účel: nabídnout majitelům ubytování službu Quiet Life telefonem na číslo z jejich webu nebo dopisem.
• Právní základ: oprávněný zájem na přímém marketingu – čl. 6 odst. 1 písm. f) a recitál 47 GDPR. Posouzení oprávněného zájmu (balanční test) máme zpracované [DOPLNIT: zda a jak ho poskytneme na žádost].
• Co neděláme: neposíláme bez vašeho předchozího souhlasu e‑maily, SMS ani zprávy přes formuláře a sociální sítě. E‑mail vám pošleme jen, když si o něj řeknete (například během telefonátu).
• Právo vznést námitku: **Kdykoli můžete vznést námitku proti zpracování pro přímý marketing – stačí to říct v hovoru, napsat na [DOPLNIT: e‑mail] nebo odpovědět na dopis. Pak vás už žádným kanálem neoslovíme a ponecháme si jen údaj nutný k tomu, abychom vás znovu neoslovili (seznam odmítnutí).** (čl. 21 odst. 2–4 GDPR)
• Informaci podle čl. 14 dostanete nejpozději při prvním kontaktu (v hovoru a v dopise).

2.4 Telefonický hovor a souhlas se zasláním e‑mailu

Pokud nám v hovoru řeknete, že chcete ukázku nebo informace e‑mailem, uložíme váš e‑mail, čas a znění souhlasu, kdo hovor vedl, a [DOPLNIT: zda se hovory nahrávají – pokud ano, upozornění na začátku hovoru a doba uchování nahrávky]. Základ: váš souhlas – čl. 6 odst. 1 písm. a) a § 7 zákona č. 480/2004 Sb. Souhlas můžete kdykoli odvolat odkazem v každé zprávě nebo e‑mailem.

2.5 Návštěva webu Quiet Life

[DOPLNIT: jaké nástroje měření a cookies web quiet-life používá (GA4, reklamní kódy Google/Sklik/Meta, consent mode) – dnes neověřeno; pokud jen technicky nezbytné cookies, uvést to.]

2.6 Údaje z Google účtu (Gmail)

Tento oddíl popisuje, jak aplikace Quiet Life zachází s údaji, které získá přes Google API, když si majitel nebo člen týmu v aplikaci propojí svou schránku Gmail (Nastavení › Připojení › Gmail). Propojení je dobrovolné – bez něj aplikace posílá e‑maily jinou cestou a schránku nečte. Údaje hostů, které v poště jsou, zpracováváme jako zpracovatel pro ubytování (smlouva o zpracování); tento oddíl platí pro všechny údaje získané z Google účtu.

Jaká oprávnění aplikace žádá

Přihlášení do aplikace účtem Google (jméno, e‑mail, profilová fotka – openid, email, profile) je oddělené od propojení Gmailu a slouží jen k přihlášení (oddíl 2.1).

Co aplikace z Gmailu čte a k čemu

• Odpovědi hostů: nové zprávy ve vláknech, která aplikace hostovi sama poslala, a zprávy od e‑mailových adres hostů vašich rezervací (nejvýš 90 dní zpět). Uloží se odesílatel, příjemce, předmět, datum, text zprávy a názvy příloh (přílohy hostů se nestahují) a ukážou se u rezervace, abyste mohli odpovědět.
• Návrh odpovědi (pokud je zapnutý): k nové zprávě hosta připraví AI asistent návrh odpovědi. Hostovi se nic neodešle samo – odejde jen po vašem kliknutí na „Odeslat“.
• Doklady z e‑mailu (jen pokud je zapnete): každou hodinu projde nové zprávy a přílohy od firem a úřadů (ne od hostů, ne hromadnou poštu) uloží podle obsahu do Nákladů ke kontrole nebo do Úložiště. K přečtení dokladu použije AI.
• Výpisy z banky (jen pokud je zapnete): najde zprávy od adresy vaší banky s přílohou výpisu a výpis uloží do archivu výpisů a spáruje platby.
• Pošta pro asistenta (jen na váš pokyn): asistent v aplikaci a AI aplikace, kterou si k účtu sami připojíte (například Claude nebo ChatGPT přes připojení MCP), mohou na váš pokyn vyhledat a přečíst zprávy ve schránce a uložit přílohy do systému. V soukromém režimu účtu se jména a kontakty hostů před AI skrývají.

Kde se údaje ukládají a jak dlouho

• Přístupový klíč k Gmailu (refresh token) ukládáme šifrovaně (AES‑256‑GCM) v databázi Quiet Life u poskytovatele Supabase (region Frankfurt). Při odpojení ho smažeme a zneplatníme i u Googlu.
• Uložené zprávy hostů, doklady, soubory a výpisy jsou součástí dat vašeho účtu (Supabase, Frankfurt) po dobu smlouvy, dokud je nesmažete, a po ukončení smlouvy podle oddílu 4. Obsah, se kterým pracoval asistent, zůstává v historii konverzace s asistentem.
• Data jsou přenášena šifrovaně (HTTPS) a uložena v EU.

S kým údaje sdílíme

• Anthropic (Claude): text zpráv a přílohy, se kterými pracuje asistent v aplikaci, návrh odpovědi a čtení dokladů.
• Google (Gemini API): kontrolní čtení fotek dokladů z e‑mailu (PDF ne); soubory s osobními údaji se k němu neposílají.
• AI aplikace, kterou si připojíte vy: dostane jen to, oč ji na vašem účtu požádáte; zpracování u ní se řídí jejími podmínkami.
• Poskytovatelé infrastruktury Supabase a Vercel (oddíl 3).

Údaje z Google účtu nepředáváme nikomu dalšímu, neprodáváme je, nepoužíváme je k reklamě, k posuzování úvěruschopnosti ani k vytváření, trénování nebo zlepšování modelů umělé inteligence či strojového učení. Naši lidé obsah vaší schránky nečtou – výjimkou je jen váš výslovný souhlas s nahlédnutím do konkrétní zprávy (například při řešení vašeho dotazu na podporu), bezpečnost (vyšetření chyby nebo zneužití) a plnění zákonné povinnosti. [DOPLNIT: ověřit, že smluvní podmínky Anthropic API a Gemini API (placená úroveň) vylučují použití dat k trénování modelů, a doplnit odkazy.]

Jak přístup odvolat a údaje smazat

• V aplikaci: Nastavení › Připojení › Gmail › Odpojit Gmail – aplikace přestane schránku číst i z ní posílat, přístupový klíč smaže a zneplatní u Googlu.
• V účtu Google: https://myaccount.google.com/permissions – odeberte aplikaci Quiet Life.
• Uložené zprávy, doklady a soubory smažete v aplikaci, nebo nám napište na [DOPLNIT: e‑mail] a smažeme všechna data získaná z vašeho Google účtu do [DOPLNIT: lhůta] dnů, pokud je nemusíme uchovat ze zákona (např. daňové doklady).

Soulad se zásadami Google (Limited Use)

Používání a předávání informací získaných z Google API do jakékoli jiné aplikace se řídí zásadami Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), včetně požadavků Limited Use (omezené použití), a zásadami Google Workspace API User Data and Developer Policy (https://developers.google.com/workspace/workspace-api-user-data-developer-policy).

English: Quiet Life's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google Workspace API User Data and Developer Policy, including the Limited Use requirements. Quiet Life uses Gmail data only to provide and improve the user-facing features described above, does not sell it, does not use it for advertising, and does not use it to develop, train or improve generalized AI or machine learning models.

3. Komu údaje předáváme

Údaje zpracovávají v našem zastoupení tito zpracovatelé (stejní poskytovatelé jako v příloze 1 smlouvy o zpracování):

Dále orgánům veřejné moci, pokud to ukládá zákon (např. finanční úřad), a našemu účetnímu a právnímu poradci.

Předání mimo EU: někteří poskytovatelé (Vercel, Anthropic, Google, Stripe) jsou nebo mají mateřské společnosti v USA. Předání probíhá se zárukami podle kapitoly V GDPR: [DOPLNIT – u každého mechanismus (EU‑US Data Privacy Framework, standardní smluvní doložky)].

Údaje neprodáváme a nepředáváme k marketingu jiných firem.

4. Jak dlouho údaje uchováváme

5. Vaše práva

Máte právo:

• na přístup k údajům, které o vás zpracováváme (čl. 15),
• na opravu nepřesných údajů (čl. 16),
• na výmaz (čl. 17), pokud jej neomezuje zákonná povinnost uchování,
• na omezení zpracování (čl. 18),
• na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli na základě smlouvy nebo souhlasu (čl. 20),
• vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu (čl. 21); proti přímému marketingu kdykoli a bez udání důvodu,
• odvolat souhlas kdykoli, aniž je dotčena zákonnost zpracování před odvoláním (čl. 7 odst. 3),
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, https://uoou.gov.cz (čl. 77) [ověřit aktuální adresu].

Žádosti vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce (čl. 12 odst. 3). Napište na [DOPLNIT: e‑mail].

6. Automatizované rozhodování

Neprovádíme automatizované rozhodování s právními účinky ani profilování podle čl. 22 GDPR. Rozpoznání rezervačního systému na webu ubytování slouží jen k přípravě rozhovoru. [Ověřit u právníka.]

7. Zabezpečení

Data jsou uložena v EU (Frankfurt), účty jsou v databázi oddělené, přístup je podle rolí, přenos šifrovaný (HTTPS), citlivé údaje (doklady totožnosti hostů, tokeny propojení) šifrované. Databáze leadů je přístupná jen interně.

8. Změny zásad

Zásady aktualizujeme při změně zpracování. Aktuální verze je vždy na [DOPLNIT: adresa]; o podstatných změnách informujeme zákazníky e‑mailem.

Účinnost od [DOPLNIT].